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Le processus d’intégration, un enjeu stratégique!

Le processus d’intégration (ou processus d’onboarding) est un enjeu stratégique de performance :

Mettez en place ce processus d’intégration, lors de chaque nouvelle embauche, quel que soit la taille de votre organisation. Trop souvent ignoré ou négligé, ce processus d’intégration répond à des enjeux stratégiques : limiter les coûts de vos recrutements, améliorer la performance globale et l’image de marque de l’entreprise et encourager les nouvelles recrues à s’investir durablement.  Il représente le premier maillon à la construction de la cohésion de vos équipes.

J’ai recensé 5 temps forts pour que votre processus d’intégration réponde à cet enjeu stratégique :

  1. –    La phase d’accueil
  2. –    La phase de découverte
  3. –    La phase d’installation
  4. –    Des rendez-vous réguliers pendant la période d’essai
  5. –    L’attribution d’un tuteur d’intégration.

Pour le collaborateur, ce processus d’intégration est un indicateur de la valeur que lui accorde son nouvel employeur ;  que penser d’une organisation qui ne met en place aucune procédure d’intégration ? Quelle est son intention ? Dans quel état d’esprit se trouve un collaborateur qui n’est pas accueilli à son arrivée ? La citation de David Swanson m’interpelle : « Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression ». Et cette impression va perdurer dans l’esprit du nouveau collaborateur.

Je voudrais partager avec vous mon expérience d’un processus d’intégration totalement inexistant ; lors de mon arrivée, au tout premier jour de mon embauche, ni le directeur qui avait procédé à mon recrutement, ni la personne en partance, que je devais remplacer n’étaient présentent. Une tierce personne m’a réceptionnée à l’accueil ; elle m’a conduit dans mon bureau où j’ai attendu la matinée que l’une de ces deux personnes n’arrivent, mais en vain ; c’est cette tierce personne qui s’est finalement chargée de me faire visiter les locaux et de me présenter aux membres de l’équipe. Aucun travail n’avait été planifié pour moi lors de cette première journée. Trois ans plus tard, je quittais cette entreprise à ma demande, par une rupture conventionnelle.

La cohésion se construit très tôt, dès le premier jour d’embauche voire dès la sélection du candidat.  Amorcez le sentiment d’appartenance ! L’enjeu stratégique d’un tel processus d’intégration (ou processus d’onboarding), est de donner envie aux nouveaux collaborateurs de rester et de s’engager, en leur montrant qu’ils sont attendus, car l’organisation a besoin d’eux.

Bien entendu, ce processus d’intégration doit faire l’objet d’un programme préparé en amont. Il prend du temps ; la cohésion se construit pas à pas. Élaborez ce processus en concertation avec la personne en charge du recrutement et le manager qui va accueillir le nouveau collaborateur dans son équipe. Prenez en compte les besoins, l’histoire et la culture de votre organisation.

Des indicateurs tels que le turn-over, le nombre de démissions prématurées, les fins de période d’essai à l’initiative du salarié ou l’abandons de poste…peuvent être pertinents pour vous faire une idée du degré de performance de votre processus d’intégration à enjeu stratégique.
Une intégration de mauvaise qualité peut aussi se manifester sur le collectif de travail qui va vivre des tensions et des conflits relationnels…

Les 5 temps forts du processus d’intégration :

1-Phase d’accueil :

Déterminez quelle(s) sera ou seront la ou les personnes présentent le jour de l’arrivée de la nouvelle recrue : le manager, un membre de la direction des ressources humaines, un membre de la direction…Montrez au nouveau collaborateur que son arrivée est importante aux yeux des différents acteurs avec lesquels il sera amené à travailler.

2-Phase de découverte :

Présentation à la direction, aux membres de l’équipe et aux différents collaborateurs, visite des locaux (machine à café, cafétéria…), présentation de son futur espace de travail, des mesures de sécurité et pourquoi pas organiser un pot de bienvenue…

Les choix sont libres et encore une fois, selon la culture de l’organisation il peut s’agir de rituels auxquels on ne déroge pas.

Je me souviens d’une entreprise qui organisait à chaque nouvelle embauche, une visite de son musée. Le parcours d’intégration consacrait 2h à cette visite ; un collaborateur volontaire animait cette visite. Dans ses locaux, l’entreprise exposait tous les produits fabriqués, les moyens de fabrication, leur évolution, les créateurs, leurs objectifs, l’histoire de l’entreprise, depuis sa création. Cette entreprise fabrique et commercialise des dispositifs médicaux depuis 1940 ; entreprise familiale à l’époque, elle est aujourd’hui une entreprise d’envergure internationale comptant près de 1000 collaborateurs.

3-Phase d’installation :

Assurez-vous que tout le matériel nécessaire au démarrage de l’activité de votre nouveau collaborateur, soit installé et fonctionnel (bureau, téléphone, ordinateur(s), fournitures, identifiants, mots de passe, habilitation…).  Ainsi, vous faites preuve de reconnaissance envers votre collaborateur qui vous en sera reconnaissant à son tour.

Cette phase d’installation parfois considérée comme anodine pour le recruteur, peut être perçue par le nouveau collaborateur comme insécurisante ; voici des témoignages de personnes que j’ai accompagnées; elles se souviennent de leur premier jour d’embauche.

« Le jour de mon arrivée, mon bureau n’était pas installé ; j’ai travaillé pendant plusieurs semaines dans un couloir aménagé de façon provisoire. J’ai dû faire moi-même plusieurs relances pour faire avancer les choses ».

« Nous étions trois à partager le bureau ; à mon arrivée, on avait installé mon ordinateur sur le coin d’une table ; la superficie de la pièce ne pouvait accueillir que 2 personnes. La situation a duré des mois avant de changer de bureau ».

« Le jour de mon arrivée, mon ordinateur ne fonctionnait pas; impossible de le mettre en route; j’ai d’abord cherché de mon côté puis j’ai dû faire appel au service informatique; apparemment c’était à la personne recrutée à s’en occuper ».

4-Des rendez-vous réguliers tout au long de la période d’essai :

Préparez cette phase avec le nouveau collaborateur. Prévoyez un premier entretien d’intégration réalisé par le manager lors de la première ou de la deuxième journée ; cet entretien est l’occasion de présenter le règlement intérieur et de rappeler les missions du poste, vos attentes, les priorités, les urgences et si vous envisagez une planification des tâches pour une prise de responsabilités progressives. Vous pouvez aussi prévoir des programmes de formation spécifiques en cas de besoin. C’est un temps d’échange privilégié pour votre future relation ; soyez rassurant et à l’écoute ; c’est une phase que tout nouveau collaborateur gardera en mémoire. Planifiez avec lui des rendez-vous de suivi, une fois tous les quinze jours ou une fois par mois, tout au long de sa période d’essai. Cela vous permettra d’évaluer le niveau d’intégration de votre collaborateur et d’identifier les points positifs, les points de vigilance et de répondre à ses besoins. Réajuster avec lui le planning de la prise en main progressive des tâches / missions.

Ces rendez-vous vous donnent aussi la possibilité d’évaluer rapidement si la période d’essai nécessite d’être prolongée, sans être dans la précipitation ou la suspicion.

Il est important de créer un lien de confiance réciproque et que chacun puisse compter l’un sur l’autre. Vous avez aussi la possibilité de lui attribuer un tuteur.

5-L’attribution d’un tuteur d’intégration :

Le tuteur accompagnera le collaborateur tout au long de la période d’essai.  Il le soutient et l’aide à acquérir un savoir-être et un savoir-faire. Il établit une relation de confiance, sans ascendant hiérarchique ou financier, avec une écoute bienveillante et constructive. Les deux parties peuvent ainsi confronter leurs idées et leurs visions totalement librement ; l’idée étant de faire évoluer le collaborateur vers une totale autonomie, le plus tôt possible. C’est à ce degré d’autonomie que vous pourrez mesurer le caractère qualitatif de votre processus d’intégration.

Vous pouvez également confier au tuteur la responsabilité de transmettre les normes culturelles de l’entreprise de manière plus informelle : sur les aspects plus pratiques de la vie dans l’organisation, où se restaurer, lieux où les collaborateurs se retrouvent, les activités organisées…

Soyez convaincus que le processus d’intégration est un véritable enjeu stratégique ! c’est un maillon décisif à la cohésion et à un recrutement durable.

Si vous souhaitez des informations ou des conseils sur le processus d’intégration, je vous renseigne gratuitement. Réservez ci-dessous le créneau de votre appel ou laissez un commentaire.

Construire la relation humaine par le sens, c’est construire le monde.

 



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