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Pourquoi changer la finalité des entretiens individuels?

Changer la finalité des entretiens individuels pour privilégier le lien de confiance :

Changer la finalité des entretiens individuels signifie de considérer ces entretiens comme un moment privilégié à l’instauration du lien de confiance. L’objectif premier étant d’accroître la motivation de vos collaborateurs pour qu’ils atteignent leurs objectifs.

Cela induit une régularité dans l’organisation de ces entretiens et une nouvelle finalité. Je vous guide dans la mis en place d’une procédure bienveillante dans la troisième partie.

  • 1/ Des entretiens individuels réguliers :

« Mon emploi du temps ne me permet pas de réaliser des entretiens réguliers avec mes 20 collaborateurs, c’est mission impossible, d’autant que certains sont décentralisés, je ne les vois jamais! »

C’est souvent ce que j’entends lorsque j’accompagne des managers. Ces entretiens sont considérés comme étant chronophages et sans véritable valeur ajoutée ; il faut se casser la tête pour trouver des créneaux disponibles avec ses collaborateurs ; la finalité de ces temps d’échanges est souvent perçue comme un flicage, un contrôle ou une perte d’autonomie….C’est une représentation obsolète de l’entretien individuel.

Au contraire, les entretiens individuels menés tout au long de l’année, de façon régulière vont vous permettre de poser des jalons pour savoir où en sont vos collaborateurs.  La régularité tisse le lien de confiance et érige petit à petit le socle de la cohésion.

Lorsque le lien de confiance est devenu mutuel, vous gagnez en temps et en performance ; vous n’aurez plus d’entretiens individuels réguliers à réaliser et vos collaborateurs seront autonomes.

Par conséquent, considérez l’entretien individuel comme une source de richesse autant pour le manager, le collaborateur, l’équipe et l’organisation toute entière. C’est un moment privilégié pour accroître la motivation de chaque collaborateur.

Les temps évoluent ; nous traversons des moments de crise qui nous contraignent à nous remettre en question sur notre mode de management et plus particulièrement sur la finalité des entretiens individuels.

  • 2/ l’autre finalité des entretiens individuels :

Je constate dans mon métier de coach, que les deux critères de motivation qui ressortent le plus fréquemment chez les personnes et les équipes que j’accompagnent portent sur :

  • Une corrélation entre le sens qu’elles donnent à leur vie et à leurs aspirations avec l’utilité de leurs missions professionnelles, voire avec les objectifs de leur Organisation
  • La qualité de la relation, le lien de confiance avec leur équipe et leur manager.

Cependant, la finalité actuelle des entretiens annuels porte sur un bilan des objectifs atteints, non atteints, des moyens utilisés et des résultats. On est loin des critères de motivation sur le sens au travail et la cohésion des équipes !

Arrêtons de penser que dans le travail c’est du « chacun pour soi», que lorsque l’on entre dans son bureau on se doit de laisser ses problèmes personnels à la porte pour ne se consacrer qu’aux objectifs…

Indéniablement, un collaborateur qui a l’esprit libéré est un collaborateur qui est engagé et motivé. Un paramètre incontournable fera la différence : prendre soin de l’état psychologique dans lequel se trouve vos collaborateurs. Pourquoi ? Parce que plus vous prenez soin d’eux, plus ils vous en seront reconnaissants.

L’être humain est un tout ; il se présente avec un panel de compétences, de qualités, avec son vécu, sa représentation du monde, ses ressentis ; il ne peut être dissocié de ce qui le compose fondamentalement. Chaque composante est une richesse que nous n’avons pas à juger mais à comprendre, pour avancer ensemble. Tout le monde en sortira gagnant.

Les conclusions d’une étude de 2018 de l’enquête du groupe Apicil et le cabinet Mozart Consulting l’illustrent : « selon l’indice de Bien-Être au Travail (IBET), le coût moyen de la démotivation des salariés pour les entreprises s’élève à 13 340 € par an et par tête ». C’est considérable !

Changez la finalité de vos entretiens individuels pour accroître la motivation ! La motivation est un formidable levier de croissance économique, facile à mettre en place et peu onéreux ; les entretiens individuels sont une opportunité pour mieux connaitre chaque collaborateur. Développons l’écoute réciproque pour fixer les objectifs au bon niveau !

  • 3/Une procédure bienveillante en 4 étapes

Voici 4 étapes incontournables à respecter (basées sur la communication non violente- CNV) pour des entretiens individuels de qualité:

  1. Appuyez-vous sur des faits mesurables
  2. Exprimez vos ressentis mutuels
  3. Mettez en avant vos besoins respectifs
  4. Définissez vos solutions 

Voici un exemple d’entretien avec un directeur que j’ai accompagné (les prénom et fonction ont été modifiés) :

Un Directeur administratif et financier décide de réaliser des entretiens individuels réguliers avec les membres de son équipe composée de 3 managers.

Extrait de l’entretien individuel du DAF avec Stéphane comptable, manager d’une équipe de 3 personnes, 5 ans d’ancienneté.

  • Etape n°1 : les faits

Exposez les faits, ce qui est incontestable, dont vous avez la preuve.

DAF : « c’est la 3ème fois que tu es en retard cette semaine et je constate que le travail n’est pas fait ; c’est la deuxième fois que tu me rends les états financiers avec des calculs d’indicateurs incomplets. Je dois reprendre ton travail afin que notre service ne soit pas discrédité auprès de la direction. J’ai besoin que tu comprennes la surcharge de travail que cela représente pour moi ».

  • Etape n°2 : les ressentis mutuels

Favorisez l’expression des ressentis et des inquiétudes, les vôtres et ceux de votre collaborateur, sans aucun jugement. Exprimez-vous sur ce que vous vivez mutuellement. Petit à petit vous construisez la relation de confiance car vous prenez en compte sa vision des choses et il sera enclin à entendre la vôtre.

DAF : « je me sens en colère et je perds patience ; je suis inquiet à chaque fois que tu me rends ton travail ; j’ai l’impression que je ne peux plus compter sur toi. De plus, ton comportement a changé, je ne peux plus te parler sans me sentir agressé ! »

Stéphane : « je fais ce que je peux ; j’ai un collaborateur en maladie ; je fais son travail en plus du mien ; je manque de temps et je fais tout, tout seul ! Pour mes retards, je vais récupérer comme je te l’ai dit ».

DAF : « ok, mais on ne peut pas continuer comme cela car cette situation nous met mal tous les deux ! Et toi comment te sens-tu ? Comment tu vis cette situation « ?

Stéphane : « je ne m’en sors pas ; je suis épuisé ; tous les matins j’arrive avec la boule au ventre ! » Puis Stéphane observe un silence et se met à pleurer.

  • Etape n°3 : les besoins respectifs

Elle consiste à faire exprimer les besoins de chacun ; posez la question de savoir en quoi vous pouvez aider votre collaborateur pour le faire avancer ; soyez modélisant ; montrez-lui qu’il peut compter sur vous, c’est ainsi que vous pourrez compter sur lui. A ce stade donnez-lui des signes de reconnaissance sincères. Mais attention, soyez en permanence dans une relation authentique.

DAF : « j’ai besoin de comprendre ce qui se passe, d’être rassuré ; c’est important pour moi d’en parler avec toi. Pour ma part j’ai besoin que tu me transmettes les états financiers complets à « telle date ». Je sais que tu es capable et que tu connais les enjeux des contenus de ces états financiers ; alors que se passe-t-il ? A quoi sont dus tes retards et ton changement de comportement « ?

Stéphane finira par dévoiler ses problèmes personnels de garde d’enfants et son épuisement dus à sa situation personnelle en pleine séparation.

  • Etape n°4 : les solutions

Pour être efficaces, celles-ci doivent être acceptées mutuellement. Favorisez la créativité, demandez-lui de vous faire des propositions et confrontez vos points de vue.

DAF : « d’accord, je comprends mieux ; écoute, tu peux compter sur moi ; je te propose que nous réfléchissions chacun de notre côté aux solutions à mettre en place compte tenu des enjeux de chacun. On se donne rendez-vous dans deux jours ; es-tu d’accord ? Je peux compter sur toi ? »

Stéphane : « oui, je suis d’accord ; je te remercie. »

Voici les solutions acceptées conjointement et mises en place :

  1. Recréer du lien au sein de l’équipe de Stéphane ; j’ai personnellement accompagné Stéphane dans un Team building avec son équipe ; nous avons travaillé sur l’ouverture, l’expression des ressentis de chacun vis-à-vis de l’agressivité de Stéphane et de sa distanciation avec son équipe ; les liens cohésifs ont été recréés ; Stéphane a pu aborder ses problèmes personnels avec son équipe. Les membres de l’équipes ont accepté de se répartir les tâches urgentes du collaborateur malade.
  2. Stéphane a accepté de déléguer une partie de ses tâches pour pouvoir partir quelques jours en congés.
  3. Stéphane et son équipe ont décidé de faire des réunions régulières avec un temps de parole dédié aux besoins de chacun pour favoriser l’autonomie et la prise d’initiative dans l’organisation du travail.

La reconnaissance, la communication bienveillante et la prise d’initiative développent la confiance dans les relations ; elles sont des dimensions essentielles au bien-être des salariés ; c’est de cela que dépend leur performance.

Chaque performance individuelle induit la performance collective ; optimisez cette performance grâce à des réunions captivantes.

L’efficacité de vos réunions va résider dans votre technique d’animation ; plus vous serez cadrant et attractif dans votre discours, plus les personnes seront motivées et engagées dans la réalisation des objectifs.

Si vous souhaitez des informations ou des conseils pour mener vos entretiens, je vous renseigne gratuitement. Réservez ci-dessous le créneau de votre appel ou laissez un commentaire.

Construire la relation humaine par le sens, c’est construire le monde

 


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