Rendez vos réunions captivantes!

Rendre vos réunions captivantes est à la portée de tous !

Pour rendre vos réunions captivantes, rien de plus simple !

Les réunions sont trop souvent considérées comme perte de temps et ennuyantes. Suivez ces trois recommandations ; expérimentez, vous verrez le résultat est bluffant !

  1. Respecter 3 temps forts :  le Contrôle, l’Inclusion et l’Ouverture (CIO) chers à Will Schutz (psychologue américain) ; d’ailleurs si le thème vous intéresse, je vous recommande son livre « L’élément humain ».
  2. Déléguer des responsabilités aux participants pour que le cadre soit respecté. L’animation de réunion doit être un travail collectif pour gagner en temps et atteindre les objectifs fixés à l’ordre du jour.
  3. Animer de façon attractive et fédérez l’adhésion. Pour cela j’aborderai les 3 fonctions de l’animateur et les 5 étapes qui vont lui permettre de structurer l’animation et gagner en efficacité.

Je vous livre les fondamentaux d’une réunion captivante :

1/ Respecter les trois temps forts : Contrôle, Inclusion, Ouverture (CIO) :

C’est un processus qui développe l’estime de soi, facilite l’intégration dans l’équipe et donc sa performance. Will Schutz insiste sur le fait que la dimension individuelle a un impact conséquent sur la dimension collective ; plus la personne a une bonne estime d’elle-même, plus elle s’investira dans une équipe qui deviendra accueillante et cohésive. Il vous sera plus facile de rendre vos réunions captivantes, au sein d’une équipe en cohésion.

  •  Contrôle :

Avant même d’énoncer l’ordre du jour de votre réunion, la première chose à mettre en place, c’est le cadre régulateur que Schutz nomme le « Contrôle » ; La phase de contrôle répond aux questions implicites que tous se posent : suis-je compétent ? Les autres me reconnaissent-ils compétent ?

Ce cadre a pour intention de favoriser l’expression des participants selon un cadre rassurant qui édicte des règles précises ; ce cadre reconnait les collaborateurs dans leurs compétences et leurs responsabilités ; il est sécurisant car il met chacun au même niveau, sans jugement. Idéalement, les membres de l’équipe construisent ensemble ce cadre et à chaque réunion, une personne volontaire, appelée « garant » devra faire respecter ce cadre. L’animateur de réunion, devra commencer systématiquement sa réunion par un rappel de ces règles ; cela parait rébarbatif, mais l’effet est considérable. Nous y reviendrons ; cette partie est très importante et fait toute la différence ; je la développe dans la partie « 3.Animer de façon attractive et fédérez l’adhésion ».

Mais attention, si les modalités de fonctionnement de l’équipe existent et ne sont pas respectées, si les garants ne jouent pas leur rôle, c’est comme si le cadre était inexistant ; les personnes ne se sentiront pas en sécurité et donneront naissance à des jeux de pouvoir toxiques et une perte de temps. Un manque de Contrôle induit la peur d’être humilié ;  si les collaborateurs ont cette crainte, ils ne prendront pas la parole.

Cette phase de Contrôle a un rôle fondamental dans la mise en place des deux phases suivantes, l’Inclusion et l’Ouverture.

  • Inclusion :

Espace-temps permettant à la personne de trouver sa place, c’est la structure qui l’accueille qui s’adapte à ses besoins ; par opposition à l’intégration où la personne trouve sa place, mais c’est à elle à s’adapter à la structure.

Le moment de l’inclusion rassure tous ceux qui éprouvent des difficultés à prendre leur place dans un groupe.

Dès lors que la phase de Contrôle est bien instaurée et respectée, l’inclusion donne aux membres la possibilité de se sentir en confiance et de mettre leur énergie au service de l’activité qui les réunit. La qualité du lien développe l’énergie et l’inclusion favorise ce lien qualitatif.

L’inclusion est une réponse aux questions implicites telles que : est-ce que je vois l’autre comme important ? Est-ce que l’autre me voit comme important ?

Pour mettre en place cette phase d’inclusion, je conseille de prendre un temps (2 à 3 mn par personnes suffisent) pour savoir dans quel état d’esprit se trouve chacun des membres, par le jeu de questions ; ces questions peuvent variées d’une réunion à l’autre ; l’objectif étant de ne mettre personne en difficulté mais de plus en plus dans l’intimité.

Exemple de questions à proposer :

  • Qu’est-ce que je pense du travail réalisé par l’équipe cette semaine ou depuis notre dernière réunion ?
  • Quelle est l’énergie de l’équipe ? Notre énergie est-elle tournée vers la production d’activités ?
  • Qu’est-ce que je pense de mon équipe ?
  • Comment je me sens au sein de cette équipe ?…

Souvent, un manager ne sait pas ce que pensent les collaborateurs de son équipe, du travail, de l’organisation, de lui-même ; l’inclusion en dit long sur les relations entre ses membres et offre un formidable levier d’action sur les blocages relationnels, qui peuvent freiner la production de l’équipe. Un manque d’inclusion au sein de l’équipe induit la peur d’être ignoré.

Une équipe dont les membres se sentent suffisamment en confiance pour exprimer leurs besoins, sans crainte de jugement, est une équipe qui sait gérer les temps de Contrôle et d’Inclusion ; cette équipe est prête à instaurer la troisième phase : l’ouverture.

  • Ouverture

Le degré d’ouverture d’une équipe se mesure par le niveau d’intimité entre les membres ; plus le degré d’ouverture est élevé, plus les membres seront en capacité de faire des demandes, exprimer librement leurs besoins, sans remise en cause de leurs compétences, sans aucun jugement.

Chaque membre fera preuve de solidarité et sera force de proposition pour répondre aux besoins exprimés. L’équipe devient autonome ; elle saura s’auto-gérer et trouver des solutions face à toute nouvelle situation, grâce à une relation authentique entre ses membres.

L’ouverture est une réponse aux questions implicites : puis-je montrer ma fragilité sans me faire rejeter ? Puis-je accepter les fragilités de l’autre ?

Chacun est accepté pour ce qu’il est. Un manque d’ouverture induit la peur d’être exclus.

Quand l’équipe est dans l’ouverture, les conflits peuvent être traités sans remise en cause de l’appartenance à l’équipe et à son organisation. Chacun est conscient des enjeux. Chacun est au même niveau « je me sens accepté et j’ai confiance en moi et en les autres ».

Je le répète, ce processus en trois étapes, c’est comme le tiercé, il est gagnant dans l’ordre.

Rien ne sert de chercher à développer l’ouverture, par exemple en faisant une activité ludique, si le reste du temps l’inclusion est de mauvaise qualité : par exemple si le manager adopte une posture d’écoute, mais en réalité ne tient pas compte des propositions de son équipe ou bien si le Contrôle est insignifiant : par exemple si les rôles et des responsabilités des membres sont flous et mal définis, si le règlement n’est pas respecté…

La deuxième étape d’une réunion efficace réside dans la délégation des responsabilités.

2/ Rendez vos réunions captivantes en déléguant des responsabilités aux participants :

Bien entendu les phases de préparation de l’ordre du jour, de la définition de l’objectif, du type de réunion, des besoins matériels, du choix des participants ont un rôle à jouer dans la qualité de la réunion.

Avant de procéder au partage de responsabilités, l’animateur prend le temps de poser des règles, avec le groupe ; lorsque les règles sont définies et acceptées de façon collégiale, il va distribuer les rôles aux membres volontaires ; ces volontaires seront les garants des règles.

Exemples de règles et de rôles de garants :

Le garant du temps, pour que la réunion ne dépasse pas sa durée initialement prévue par le groupe et pour que le timing défini pour chaque thématique de l’ordre du jour soit respecté.

Le garant de la prise de parole de chacun, pour que tout le monde puisse s’exprimer ; distribuer la parole si besoin ; veiller à ce que tout le monde ne parle en temps, que personne ne se coupe la parole…

Le garant du non jugement et de la non dévalorisation ; le garant devra réagir aux propos dévalorisants ou aux jugements inconditionnels négatifs portés par les participants ; plus précisément le garant doit interdire les jugements négatifs envers une personne et doit être vigilants aux autres jugements négatifs, portés sur un travail rendu ou des actes ; ceux-ci doivent être factuels et expliqués.

– Le garant de la prise de note : il est celui qui va rédiger le compte rendu.

Il peut y avoir autant de garants que de besoins. Gardez à l’esprit que plus les responsabilités sont partagées et plus grands seront la participation et l’engagement.

Chacun de ces rôles seront redistribués différemment à chaque réunion. Après la distribution des rôles, c’est le temps de l’inclusion.

Puis l’animateur lance l’ordre du jour. A ce stade, il doit en permanence garder le cap pour traiter les sujets émis, dans le laps de temps imparti ; si toutefois, le temps n’est pas suffisant pour traiter un sujet, celui-ci pourra être reporter à la réunion suivante, sur décision collégiale.

Pour garder ce cap, l’animateur doit pouvoir compter sur le travail collaboratif des garants, mais pas seulement ; il doit aussi remplir trois fonctions qui lui permettront de dérouler les 5 étapes structurantes d’une réunion de qualité.

3/ Animer de façon attractive et fédérez l’adhésion pour rendre vos réunions captivantes: 

  • Les trois fonctions de l’animateur : la fonction de production, de facilitation et de régulation.

Par Production j’entends, permettre à l’équipe de traiter chaque thématique de l’ordre du jour, faire émerger les solutions et organiser les plans d’action selon les responsabilités de chacun. Le garant de la prise de parole devra veiller à dynamiser la prise de parole et l’organiser.

C’est là que la fonction de Facilitation de l’animateur prend tout son sens ; il doit piloter son équipe , épaulé par le garant qui veille à ce que chaque membre donne son avis ; il définit un temps de réflexion, peut faire s’exprimer en tour de table, recentrer les débats sur la thématique…Cette fonction de facilitation permet à chacun de s’entendre, de se sentir en confiance pour s’exprimer et faire avancer l’équipe, de confronter les avis contradictoires ; elle permet aussi de respecter et d’optimiser le temps imparti pour traiter le sujet, par l’intervention du garant du temps.

Parfois, l’animateur peut être amené à faire de la régulation. Si un conflit éclate en réunion, c’est que le conflit était déjà présent au sein de l’équipe. Dans ce cas donner la parole aux personnes en opposition, voire en conflit est incontournable. Proposez une médiation pendant la réunion ou en dehors; tout dépend de la raison du désaccord et de l’impact sur les protagonistes.

Toute tension est néfaste pour l’équipe ; l’objectif principal est de réagir au plus tôt pour ne pas laisser s’enraciner le blocage, au risque d’un conflit dégénérant.

Si l’équipe a un bon degré d’ouverture, elle sera en capacité de prendre la décision adéquate pour réguler la tension ou le conflit. Cependant, si l’équipe a un faible niveau d’ouverture, elle décidera le plus souvent, de façon partagée et implicite d’appliquer la politique de l’autruche ou du laisser-faire ; décisions qui sont aux antipodes d’une équipe cohésive ; le conflit va durer et sera dommageable pour l’équipe et les personnes individuellement.

Si vous n’avez pas d’expérience dans la médiation ou la gestion des conflits, faites-vous accompagner ; si ces conflits sont récurrents, il sera opportun d’envisager un diagnostic d’équipe.

  • Les 5 étapes de la conduite de réunion captivante:

Elles devront être respectées pour chaque sujet mis à l’ordre du jour ; cela peut vous paraître contraignant au début ; elles se transformeront très vite en réflexe collectif compte tenu de leur apport qualitatif.

  1. L’introduction :

Elle regroupe les étapes suivantes :

  • Rappel des règles par l’animateur
  • Choix des garants (voir le paragraphe  » 3 déléguer des responsabilités aux participants ») ; veiller à ce que ce ne soit pas toujours les mêmes
  • Enoncé de l’ordre du jour et de la durée de la réunion
  • Evaluation du timing pour chaque point prévu à l’ordre du jour (leur somme ne devra pas excéder la durée de la réunion)
  • Temps d’inclusion (de 10 mn à ½ heure selon le nombre de participants)
  • Puis lancement, par l’animateur, du premier point de l’ordre du jour.

Exemple d’une thématique de réunion : comment augmenter notre chiffre d’affaire ?

  1. Le Brassage :

L’animateur vient d’énoncer le sujet ; il pose la situation, il questionne, par exemple : « nous avons de plus en plus de clients mécontents. Quels sont les motifs de leurs mécontentements ? Quel est le point de vue de chacun de vous « ? L’animateur suscite l’expression de chacun. Il doit encourager les échanges pour amorcer le débat et favoriser sa progression ; les collaborateurs se répondent entre eux ; l’animateur reformule pour une meilleure compréhension. Il amène chacun à se libérer de ses à prioris.

  1. L’Approfondissement ou catalyse :

L’animateur invite le groupe à réfléchir sur les principales causes et conséquences du sujet à traiter ; il rassure, facilite l’affirmation des points de vue et des idées ; il recadre car les échanges sont libres mais guidés ; il est vigilant à limiter les hors-sujets chronophages ; il retient les points de l’analyse les plus pertinents, en concertation avec l’équipe.

Exemples de causes :

  • de plus en plus de commandes à réaliser dans un laps de temps de plus en plus court,
  • moins de contrôle,
  • délai de livraison de la matière première non respecté par le fournisseur…

Exemples de conséquences :

  • Le produit n’est pas livré dans les délais impartis,
  • Le produit est de moins bonne qualité…

Dès lors que le groupe s’est mis d’accord sur les causes et les conséquences, l’animateur va alors introduire la quatrième phase.

  1. L’avancée :

C’est le temps de la prise de décision ; l’animateur amène l’équipe à se positionner sur les solutions et à organiser leur mise en place : Quelles sont les actions à mettre en place ? Comment s’organise-t-on ? L’animateur doit être vigilent à ne pas porter de jugement ; il doit être factuel, précis et structuré, pas de présupposé ; grâce au garant du non jugement, chacun doit se sentir en confiance pour s’exprimer ; c’est la clé de la créativité ; l’animateur peut utiliser des méthodes de stimulation de la créativité (brainstorming, outils digitaux…) ; il motive et encourage avec bienveillance : « voilà une idée intéressante qui mérite d’être approfondie ».

Exemple de solutions:

  • anticiper les imprévus et leur dédier un créneau vierge dans l’emploi du temps
  • redéfinir les délais de livraison
  • Cela peut déboucher sur l’investissement dans un logiciel de gestion du temps et d’envisager des formations sur ce nouvel outil…

Une fois que l’équipe toute entière ait déterminé les solutions, il ne reste plus qu’à définir ensemble les responsabilités de chacun, les moyens et les échéances de réalisation.

L’animateur termine « l’Avancée » par une conclusion partielle.

Bien entendu, le timing alloué au traitement de chaque point de l’ordre du jour doit être respecté ; le garant du temps doit jouer son rôle en ce sens.

Ensuite l’animateur reprend l’étape du brassage sur le 2ème point et ainsi de suite, jusqu’à l’épuisement des points mis à l’ordre du jour.

  1. Conclusion générale :

L’animateur rappelle les objectifs de cette réunion et reprend toutes les conclusions partielles, afin de faire apparaître les résultats. Il fait un retour à l’équipe en toute sincérité, sur sa satisfaction des résultats, du contenu, sur la productivité ; il peut également exprimer les difficultés rencontrées.

Toujours conclure par un point positif sur l’équipe et sur des pistes de progression ; formuler des signes de reconnaissance collectifs et/ou individuels.

Prenez le temps de terminer la réunion par un temps de déclusion, où chacun des participants pourra exprimer son ressenti par un mot ou une phrase courte, avant de quitter la réunion.

Ce qu’il faut retenir pour rendre votre réunion captivante, c’est que l’animateur soit convaincu du rôle indispensable des phases de Contrôle, d’Inclusion et d’Ouverture, du partage de responsabilités et de vos talents d’animateur.

Le Contrôle et l’Inclusion s’instaurent en début de réunion. Le Contrôle et l’Ouverture se travaillent tout au long des 5 phases de la conduite de réunion, de l’introduction à la conclusion.

En étant bienveillant, dans le non-jugement, l’animateur favorisera la production, la facilitation et la régulation des tensions. Le groupe progressera pour atteindre les objectifs de l’ordre du jour dans les temps impartis.

J’attire votre attention sur l’importance des garants ; l’animateur doit pouvoir se reposer sur eux ; l’animation est un travail collectif où chacun doit se sentir responsable.

Les garants font toute la différence ; ils garantissent le cadre, ils font respecter le temps et évitent les écueils habituels des réunions qui s’éternisent, sans avoir traitées les thématiques ; ils recentrent le débat, veillent à la parité d’expression…

Si vous suivez ces recommandations, votre équipe vous reconnaîtra les compétences d’animateur et renforcera votre rôle de manager. Vos collaborateurs seront motivés et engagés à chaque réunion ; ils se sentiront en capacité d’exprimer leurs besoins en toute confiance ; vos réunions seront un temps de performance collective ; elles vont accroître la cohésion, permettre la réalisation des objectifs et éviter les pertes de temps.

Pour favoriser la progression de votre équipe vers plus d’autonomie, vous pouvez en tant que manager décider de déléguer ce rôle d’animation à chaque membre de votre équipe, à tour de rôle.

Si vous souhaitez des informations ou des conseils sur l’animation de vos réunions, je vous renseigne gratuitement. Réservez ci-dessous le créneau de votre appel ou laissez un commentaire.

Construire la relation humaine par le sens, c’est construire le monde.



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